Relancer vos invités de mariage : Comment assurer leur présence en restant zen avant le jour J ?

Vous avez pris une belle longueur d’avance en envoyant vos invitations de mariage depuis plusieurs semaines ! Et pourtant, malgré vos efforts pour délivrer vos faire-part à temps, une partie de vos invités ne se manifeste toujours pas. Pas de panique, c’est tout à fait normal ! Il arrive souvent que certaines personnes tardent à répondre à une invitation, et relancer ses invités devient alors une étape nécessaire mais délicate. Voici nos conseils pour le faire de manière efficace, sans stress et tout en restant dans la bienveillance avec vos proches.

Choisir le bon timing pour relancer vos invités de mariage

Notre conseil n°1 : pas de précipitation ! Si vous envoyez un rappel trop tôt, certains de vos invités n’auront peut-être pas encore eu le temps de réfléchir à leur réponse. Si vous n'avez pas indiqué de date limite avec un RSVP sur votre faire-part, il est normal que vos invités prennent davantage le temps de vous répondre. Selon nous, l’idéal est de laisser passer 3 à 4 semaines après l’envoi des invitations avant de commencer à relancer vos invités. Le tout est de trouver un bon équilibre : ne laissez pas non plus la situation s'éterniser ! Fixez donc une date limite claire pour la réception des réponses, idéalement un mois avant le mariage. Cela vous laissera le temps de gérer les derniers détails logistiques sans avoir à courir après les réponses de dernière minute (pensez entre autres au traiteur qui vous demandera de valider votre devis 2 à 3 semaines avant la cérémonie, ou encore à votre plan de table) !

Message ou téléphone ? choisissez la relance qui convient à chaque invité de mariage

La méthode de relance va complètement dépendre de votre relation avec les invités, mais aussi de leur tranche d’âge. Et oui, vous n’allez certainement pas communiquer de la même manière à votre mamie qu’à votre bestie ! Alors, voici quelques idées pour choisir le bon canal de communication :

Par message : C’est probablement le moyen le plus simple et le plus rapide pour relancer la plupart des invités. Un SMS léger avec un rappel de la date limite fonctionne bien pour la plupart des gens. Vous pouvez y ajouter un petit mot chaleureux comme celui-ci :

Bonjour/Salut [prénom], nous sommes impatients de célébrer notre mariage et nous espérons vraiment que tu pourras te joindre à nous ! Si tu n’as pas encore eu l’occasion de nous confirmer ta présence, n’hésite pas à le faire avant [date]. On serait très heureux de te compter parmi nous !"

Par téléphone : Pour les proches qui ne sont pas très à l’aise avec la technologie (notamment pour les plus anciens), un appel téléphonique sera sans doute plus approprié. C’est une manière chaleureuse de leur rappeler l’événement tout en leur permettant de vous poser des questions en direct.

Les réseaux sociaux : Vous pouvez aussi envoyer un message privé sur les réseaux sociaux pour relancer vos invités, surtout si vous échangez déjà régulièrement comme cela avec vos amis. C’est une manière plus légère de rappeler l’événement sans trop formaliser vos propos. Et pourquoi ne pas insérer une petite pointe d’humour avec un GIF ou une courte blague pour relancer vos proches dans la bonne humeur ?

Gardez bien en tête qu’une relance doit être une simple piqûre de rappel, et non pas une pression pour vos invités. Utilisez un ton léger sans montrer votre frustration (même si vous êtes stressé(e) !). L’idée est de faire en sorte que vos invités se sentent à l’aise de vous répondre, même s’ils ne peuvent finalement pas être présents.

Gardez le cap sur vos relances d’invités de mariage

Lors de vos relances, prenez une feuille de papier (ou créez un tableau Excel pour les pros du digital) pour noter qui vous avez relancé et comment vous avez procédé. Inscrivez aussi leurs réponses, qu'elles soient positives, négatives ou sans réponse. Cela vous permettra de suivre l’évolution de vos invitations sans vous perdre dans les nombreux échanges. Cela vous aidera surtout à planifier vos prochaines relances en évitant de contacter plusieurs fois les mêmes personnes, tout en vous assurant que personne ne soit oublié. Pratique, non ?

Que faire des invités de mariage indécis ou qui ne répondent pas ?

Même avec de nombreuses relances, vous aurez sans doute quelques invités qui ne répondront toujours pas. Certains resteront indécis ou oublieront tout simplement de vous confirmer. Dans ces cas-là, un dernier petit coup de fil ou un message plus formel est souvent la meilleure solution. Insistez bien sur le fait que vous avez besoin de la confirmation pour finaliser vos préparatifs et indiquez-leur une date limite pour vous répondre. Et si malgré tous vos efforts, vous n’avez pas de réponse, il vaut mieux les considérer comme absents. Ne vous tracassez pas trop, et concentrez-vous sur les invités qui ont confirmé leur présence.

Gérer avec sérénité les désistements de certains invités de mariage

Il est possible que certains invités se désistent à la dernière minute pour des raisons imprévues (maladie, urgence familiale, etc.).On comprend tout à fait votre déception, mais essayez de prendre du recul sur la situation. L'essentiel est de profiter pleinement de votre journée entourés de ceux qui seront présents et heureux d’être là !

Notre dernier conseil ? Préparez-vous mentalement à quelques désistements et prévoyez une marge pour le traiteur et la disposition des places, afin que ces changements de dernière minute ne vous perturbent pas juste avant le Jour J.

Alors, prêt(e) à commencer vos relances ?

Vous n’avez pas encore entamé votre liste d’invités ? Aucun problème, nous sommes là pour vous accompagner dans cette démarche qui n’est pas des plus faciles ! N'hésitez pas à jeter un œil à notre article dédié à la liste d’invités de mariage.  

Et si votre liste d’invités est déjà prête mais que vous ne savez pas comment établir votre plan de table, nous avons aussi la solution ! Découvrez comment placer vos invités de mariage.